Kiểm tra phiếu bán hàng trước khi in: số lượng, giảm giá và tiền khách đưa

Trước khi in một phiếu bán hàng, nên kiểm tra dữ liệu theo từng lớp: thông tin cửa hàng, các dòng hàng, khoản giảm và số tiền khách đưa. Một tổng tiền đúng về số học vẫn có thể sai nếu nhập nhầm đơn giá hoặc số lượng.

Kiểm tra từng dòng hàng

Ví dụ hai hộp giá 35.000 đồng và 1,5 kg hàng giá 80.000 đồng/kg: tiền hai dòng lần lượt là 70.000 và 120.000 đồng. Tổng hàng 190.000 đồng. Khi dùng tool tạo phiếu bán hàng, nhập tiền nguyên như 35000 và kiểm tra đơn vị sản phẩm trước khi lưu.

Sản phẩm có tên gần giống nhưng quy cách khác dễ bị chọn nhầm. Hãy đọc cả tên, đơn vị và giá; đừng chỉ nhìn vị trí trong danh sách đã lưu. Giá trên một phiếu cũ cũng không mặc nhiên là giá hiện tại.

Tách giảm giá khỏi tiền khách trả

Nếu giảm trực tiếp 10.000 đồng, tổng thanh toán còn 180.000 đồng. Khách đưa 200.000 đồng thì cần trả lại 20.000 đồng. Nếu nhập 200.000 vào ô giảm giá thay vì ô đã trả, bài toán sẽ sai ngay từ loại dữ liệu.

Dùng tool tính tiền thối để kiểm tra riêng với tổng 180000 và tiền khách đưa 200000. Công cụ tính chênh lệch không chứng minh bạn đã nhận đủ tiền mặt; cần đối chiếu số tiền thực đếm.

Xem đúng bản trước khi in

Đọc số phiếu, ngày, tên khách và ghi chú. Khi mở lịch sử, xác nhận đang xem bản đã lưu hay phiếu mới đang nhập. Nếu dùng lại phiếu cũ để lập giao dịch mới, kiểm tra lại ngày, số phiếu và giá thay vì in ngay theo thói quen.

Bản xem trước cần giữ các cột tiền đọc được, tên hàng không đè lên số và logo không chiếm quá nhiều chỗ. Chọn đúng khổ giấy trong tool rồi kiểm tra lại trong hộp thoại máy in; hai lựa chọn có thể không tự khớp trên mọi thiết bị.

Lưu và in là hai việc khác nhau

Lưu vào lịch sử giúp mở lại dữ liệu đã ghi. Mở hộp thoại in không bảo đảm máy đã in thành công: bạn có thể hủy, máy hết giấy hoặc chọn nhầm máy. Sau khi in, kiểm tra bản giấy trước khi giao.

Thông tin khách và lịch sử lưu trên trình duyệt cần được sao lưu định kỳ nếu muốn giữ lâu. Đọc hướng dẫn in phiếu có logo để xem cách dùng nháp và lịch sử. Phiếu từ công cụ là mẫu bán hàng để in, không phải chức năng phát hành hóa đơn điện tử.