CSV và Excel khác nhau thế nào? Chuẩn bị file trước khi nhập CRM

Một hệ thống yêu cầu “file CSV” trong khi dữ liệu bạn đang có là Excel. Hai loại file có thể cùng biểu diễn bảng, nhưng không giữ cùng các tính năng. Cần kiểm tra yêu cầu của nơi nhập trước khi chọn cách xuất.

CSV không phải một workbook Excel thu nhỏ

CSV lưu dữ liệu văn bản theo các trường và dòng. Workbook XLSX có thể chứa nhiều trang tính cùng định dạng và các tính năng khác. Khi xuất sang CSV bằng Excel, bạn cần chú ý trang tính đang được xuất và các tính năng không được giữ trong file văn bản.

Việc mở một CSV bằng Excel không tự đổi file gốc thành XLSX. Bạn có thể đang xem CSV trong một bảng Excel nhưng file trên đĩa vẫn là CSV cho đến khi lưu theo định dạng khác.

Ví dụ một bảng đơn giản

Một bảng khách hàng có thể có các cột ho_ten, dien_thoai, nguon. Khi chuyển sang CSV, cần giữ đúng các cột và giá trị mà CRM chấp nhận. Không tự đoán rằng mọi hệ thống đều dùng cùng một tên cột hoặc cùng thứ tự.

Nếu một ô có dấu phân cách hoặc xuống dòng, dữ liệu phải được xuất theo quy tắc của CSV tương ứng. Nên dùng chức năng xuất của phần mềm thay vì tự ghép các ô bằng dấu phẩy rồi đổi đuôi file.

Bốn điểm nên kiểm tra

Mã hóa: kiểm tra tiếng Việt trong phần xem trước của nơi nhập. Nếu ký tự bị lỗi, đối chiếu yêu cầu mã hóa của hệ thống và chọn cách xuất phù hợp.

Dấu phân cách: một file có thể được phần mềm nhận đọc thành nhiều cột hoặc chỉ một cột nếu lựa chọn dấu phân cách không khớp. Kiểm tra phần xem trước, không chỉ nhìn phần mở rộng .csv.

Kiểu dữ liệu: số điện thoại và mã sản phẩm thường cần được giữ như văn bản. Xem thêm cách giữ số 0 đầu số điện thoại.

Giá trị hợp lệ: trạng thái, nguồn khách hàng hoặc tên người phụ trách có thể phải khớp danh mục của CRM. Một file mở được bằng Excel chưa chứng minh dữ liệu đã sẵn sàng để import.

Thử với một nhóm nhỏ

Giữ bản gốc, tạo một file thử có vài dòng đại diện và kiểm tra kết quả sau nhập. Nếu có cột mã, ký tự tiếng Việt, giá trị trống hoặc số điện thoại, chọn mẫu thử có các trường hợp đó. Chỉ nhập toàn bộ khi cách ánh xạ đã đúng.

Công cụ lọc dòng trùng hỗ trợ một danh sách một cột; không dùng nó để thay thế việc xử lý các bản ghi nhiều cột có quan hệ với nhau.

Nguồn tham khảo

Microsoft: nhập và xuất file văn bản/CSV và những tính năng không chuyển sang định dạng khác.