Cách so sánh hai file Word DOCX và kiểm tra phần bị chỉnh sửa

Khi nhận lại một bản hợp đồng hoặc báo giá đã chỉnh, bạn có thể muốn biết số tiền, ngày giao hàng hay một câu cụ thể có bị đổi hay không. Công cụ so sánh văn bản và file Word giúp đối chiếu chữ trích từ hai file DOCX mà không cần đưa file lên máy chủ.

Chọn đúng bản gốc và bản mới

Chọn file ban đầu ở cột Bản gốc và file đã chỉnh ở cột Bản mới. Mỗi file tối đa 10 MB; phần chữ đọc ra không quá 50.000 ký tự. Nếu vượt giới hạn, công cụ báo lỗi thay vì tự cắt một phần nội dung rồi so sánh thiếu.

Sau khi đọc, chữ sẽ hiện trong hai ô. Hãy kiểm tra tên bên, số tiền, các ô bảng và đoạn gần đầu/cuối nội dung trước khi bấm so sánh. Có thể sửa trực tiếp chữ trong ô; khi đó kết quả dựa trên nội dung hiện tại, không còn là nguyên trạng toàn bộ file đã chọn.

Đọc dấu thêm và xóa

Đoạn bị xóa ở bản gốc được gạch ngang. Đoạn thêm ở bản mới được gạch dưới. Một thay thế thường gồm hai dấu: xóa phần cũ rồi thêm phần mới. Ví dụ, đổi “100.000.000 đồng” thành “120.000.000 đồng” sẽ đánh dấu số cũ và số mới; công cụ không diễn giải đây là tăng giá hợp lý hay một sai sót.

Sau khi đọc file, chế độ mặc định chuyển sang theo dòng để phù hợp với tài liệu dài. Với một đoạn ngắn cần xem chi tiết, chọn theo từ. Nếu hai bản khác nhau quá nhiều, hãy chia tài liệu thành từng phần để kết quả dễ kiểm tra và giảm lượng tính toán.

Đây là so chữ, không phải so bố cục Word

Công cụ không đối chiếu font, căn lề, số trang, chữ ký, ảnh hoặc đầu/cuối trang. Nội dung bảng được đọc theo thứ tự các ô và đoạn, không giữ hàng cột như hình gốc. Hộp chữ và các cấu trúc phức tạp có thể cho thứ tự đọc khác bố cục nhìn thấy trong Word.

Một tài liệu chỉ chứa ảnh chụp có thể không trích được chữ vì bản này không có OCR. Với tài liệu có công thức hay trường tự động, công cụ không cập nhật kết quả trường. Nếu những phần đó quan trọng cho việc kiểm tra, cần đối chiếu thêm bản gốc trong Word.

Xử lý Track Changes trước khi chọn file

Nếu file còn dấu sửa đổi đang theo dõi, công cụ sẽ yêu cầu xử lý trước. Mở Word, chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi cần thiết rồi lưu thành một bản sao DOCX. Nên giữ file gốc riêng để không mất lịch sử chỉnh sửa bạn muốn lưu.

File DOC cũ, file mã hóa hoặc có mật khẩu chưa được nhận. Có thể dùng Word để lưu một bản DOCX thông thường, hoặc dán chữ vào hai ô. Không nên chỉ đổi phần đuôi tên file từ DOC sang DOCX, vì cấu trúc bên trong không thay đổi theo tên.

Lưu kết quả và bảo mật nội dung

Nút sao chép lấy chữ trong ô Bản mới. Báo cáo TXT có nhãn GIỮ, THÊM và XÓA; đây không phải file Word có Track Changes. Bạn có thể dùng báo cáo để kiểm tra lại, còn tài liệu gốc vẫn cần được giữ.

File được đọc trên thiết bị bằng thư viện Mammoth, chỉ lấy văn bản thuần để hiển thị. Công cụ không tự lưu file hay gửi chữ tới API AI. Nếu cần tìm số tiền, ngày tháng và các vị trí còn để trống trong một bản duy nhất, dùng rà thông tin hợp đồng.